Ferramentas digitais: as vantagens e as 7 mais usadas na internet

Mulher sentada usa o celular e notebook. As ferramentas digitais possuem muitos benefícios para empresas. 

A pandemia mudou bastante a forma como as pessoas usam as ferramentas digitais. 

Só para você ter uma ideia, segundo a Microsoft, desde o início da pandemia, o tempo semanal gasto em reuniões aumentou mais de 250% desde março de 2020

Ao mesmo tempo, padrões de colaboração mais flexíveis foram nascendo, à medida que os funcionários reformulavam seus dias. 

Em contrapartida, as reuniões passaram a ser mais pontuais, já que a maioria de nós passou a optar por canais mais rápidos para tirar as dúvidas, como chats com bots e WhatsApp.

Sem falar nos aplicativos colaborativos, que mudaram drasticamente a forma como as pessoas — em todas as organizações — trabalham juntas. 

E com toda a certeza a sua empresa passou por isso. Daí a importância de falarmos sobre a transformação digital e todas as ferramentas digitais que são parte dela.

Por meio delas, sempre é possível otimizar as rotinas administrativas e ganhar tempo para aplicar todo o seu talento a atividades de cunho mais estratégico. 

Neste post, falaremos dos seguintes temas:

  • O que são ferramentas digitais? 
  • 7 ferramentas digitais mais utilizadas na educação e empresas
  • Quais as vantagens das ferramentas de inovação digital?
  • Como fazer o uso adequado das ferramentas digitais? 
  • Qual a diferença entre recursos digitais e ferramentas digitais? 

Leia também:

O que são ferramentas digitais?

Ferramentas digitais trata-se de um termo derivado do latim, palavra com a mesma pronúncia: ferramenta, que é plural de ferramentum

Grosso modo, é qualquer instrumento que se usa para a realização de um trabalho. 

Portanto, quando falamos de ferramentas digitais, estamos falando simplesmente de algo tecnológico como forma de realizarmos aquela determinada ação.

Ou seja, elas são recursos digitais que nos permitem o uso de tecnologias como computadores, tablets e smartphones para facilitar a comunicação e o acesso à informação. 

Diante disso, podemos dizer, com toda certeza, que o intuito delas é facilitar essa comunicação, tornando-a mais clara e eficiente.

E lembrando ainda que há incontáveis meios eletrônicos para infinitas possibilidades e funções dentro de áreas como a administrativa, a publicitária, a de saúde e educacional, a esportiva e etc. 

As 11 ferramentas digitais para empresas mais usadas

A Microsoft é a grande líder de mercado quando o assunto são as ferramentas digitais para empresas.  Se você quer saber mais sobre o que a empresa oferece, veja este vídeo. Agora vamos falar das mais utilizadas:

  • One Drive 
  • Access
  • Teams 
  • Share Point 
  • Yammer 
  • Exchange
  • Excel 
  • Word
  • Power Point
  • Planner
  • E-mail corporativo

One Drive 

Como já citamos neste texto, empresas devem garantir que o acesso remoto seja seguro se quiserem reduzir os riscos adicionais que podem vir com tal maneira de trabalhar.

Uma boa alternativa para isso é o OneDrive. Já ouviu falar dessa ferramenta digital? 

OneDrive é o serviço de armazenamento de arquivos baseado em nuvem da Microsoft. Todos os tipos de arquivos, incluindo arquivos de texto, imagens, música e vídeo podem ser armazenados nele.

Ou seja, além de ser uma solução de armazenamento segura, contribui para a mobilidade e trabalho remoto. Isso porque os arquivos armazenados podem ser acessados, gerenciados e compartilhados de qualquer dispositivo, desde que ele tenha acesso à internet. 

Ah, o OneDrive também permite a sincronização em desktops, navegadores e dispositivos móveis.

Access

Cuidar do banco de dados da sua empresa é fundamental para materializar resultados a partir de informações. Assim, o Access é muito importante para gerenciar suas perspectivas de negócios.

Teams 

Pessoas participam de videoconferência numa sala de reunião. As videoconferências via Teams são uma das maneiras de utilizar ferramentas digitais nas empresas.

Embora o home office já fizesse parte da realidade de muitas organizações, foi durante a pandemia que ele se massificou, sendo adotado por 46% das empresas.

Diante disso, o número de usuários ativos mensais desse aplicativo personalizável da Microsoft cresceu mais de 10 vezes desde 2020. 

Essa ferramenta tecnológica é colaborativa e usada para reunir pessoas, processos e dados. 

Assim, permite fazer reuniões on-line de áudio e de vídeo em grupo por até 60 minutos e com até 100 participantes por reunião, além da facilidade de compartilhar arquivos, tarefas e pesquisas.

E é uma ferramenta digital que não requer conhecimento técnico para o uso, é simples e, como você viu, resolve muita coisa nas rotinas empresariais.

Share Point 

O Share Point é a ferramenta ideal para você gerir conteúdos colaborativos. Nele você organiza, armazena e compartilha informações internas, deixando as equipes alinhadas e atualizadas.

Você pode dividir as informações por equipes e projetos, o que ajuda muito na cultura organizacional do trabalho.

Yammer 

O que aconteceria se a sua empresa tivesse uma rede social própria? Sim, como o Microsoft Yammer isso é possível. Com essa ferramenta, sua equipe fica mais integrada e alinhada.

A partir dela, os líderes, colaboradores e parceiros permanecem conectados e envolvidos.

Exchange

Os e-mails carregam informações e arquivos fundamentais para a realização do trabalho em um escritório, por isso, o Exchange atua para disponibilizar essas informações até mesmo quando o usuário não está conectado à Internet.

Ele oferece maior flexibilidade e conectividade para executivos que precisam de mobilidade sem perder a segurança de seus dados.

Excel 

As boas e velhas planilhas de Excel conseguem fazer milagres quando o assunto é planejamento, projeções e monitoramento de resultados financeiros.

Com as atualizações, a ferramenta está cada dia mais intuitiva e acessível para qualquer leigo começar sua jornada.

Word

O Word é fundamental para qualquer empresa, sendo para redigir contratos, e-mails, projetos e solicitações, a ferramenta é uma ótima opção de produtividade.

Seja para impressos ou para tráfego digital, o Word ainda é a grande ferramenta para o desenvolvimento textual.

Power Point

Grandes projetos conseguem maior credibilidade quando são apresentados corretamente. Por isso, o Power Point é bastante poderoso no dia a dia das empresas.

Com ele, você pode encantar clientes e inspirar sua equipe a conquistar cada vez mais sucesso.

Planner

Voltado para o gerenciamento das atividades e das equipes de trabalho, o Microsoft Planner é uma ferramenta que oferece uma maneira simples e altamente visual de organizar o trabalho.

Essa ferramenta digital permite aos usuários criar novos projetos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, definir datas de entrega e obter atualizações sobre o andamento. 

Também pode ser usado para gerenciar dados de eventos, anexar documentos a uma tarefa, debater novas ideias de projeto ou até mesmo para organizar uma visita ao cliente.

E-mail corporativo

Pessoa escreve um email no notebook. O email corporativo pode ser usado como uma eficiente ferramenta digital pelas empresas.

O bom e velho e-mail ainda é uma ferramenta digital muito utilizada, além de muito importante para as rotinas administrativas, concorda? 

Se configurado corretamente, permite a criação de endereços personalizados, com volume que pode variar de acordo com a contratação.

Quais as vantagens das ferramentas de inovação digital?

São muitas as vantagens de se usar ferramentas digitais para empresas da maneira adequada, entre elas, listamos alguns itens que acreditamos ser mais pertinentes:

  • Integração
  • Flexibilidade
  • Conectividade
  • Confiabilidade
  • Proteção avançada
  • Economia

Integração

Com o advento do home office, manter uma equipe integrada se tornou um dos grandes desafios corporativos. Com ferramentas adequadas, você consegue manter sua equipe unida onde quer que os colaboradores estejam.

Flexibilidade

Nem sempre as equipes estão em um mesmo lugar, ou nem sempre os horários conseguem se alinhar para reuniões. As ferramentas de inovação ajudam você a tornar mais maleável as demandas.

Conectividade

Hoje em dia, todos precisam estar conectados a todo o momento e muitas ferramentas de inovação proporcionam isso a sua empresa, deixando os colaboradores a todo tempo com comunicação ativa.

Confiabilidade

Quanto melhores são as ferramentas, mais confiantes os seus colaboradores se tornam para realizar os seus trabalhos. Além disso, seus clientes também são impactados pelo uso de ferramentas adequadas.

Proteção avançada

A segurança é fundamental para qualquer organização, por isso, usar ferramentas de fornecedores de qualidade é imprescindível para a segurança da sua empresa.

Economia

Quanto mais eficientes e quanto melhor é a performance da sua equipe, mais rentável se torna o seu negócio. Assim, toda ferramenta que melhora a produtividade consequentemente entrega economia.

Como fazer o uso adequado das ferramentas digitais? 

O importante nesse ponto é usar cada ferramenta para sua função nativa, evitando as tão comuns gambiarras, como por exemplo, usar o Excel para gerenciar banco de dados ao invés de usar o Access.

Então, fizemos uma breve colinha, do que serve as principais ferramentas:

  • Word (produção de textos e impressos)
  • Powerpoint (apresentação de projetos ou resultados)
  • Excel (guardar informações, métricas e fazer projeções)
  • Access (gerenciar banco de dados mais complexos)
  • Outlook (comunicação via e-mail)
  • Teams (reuniões ou bate papos online)
  • One Drive (backup e envio de arquivos)

Além disso, é preciso treinar sua equipe para usar as ferramentas digitais para empresas de uma maneira adequada.

Lembra da época de quando era preciso aprender a mexer em uma ferramenta digital, você tinha que pagar um curso ou algo do tipo?

Hoje as próprias marcas deixam disponíveis tutoriais da internet para que você possa aprender a usar de maneira adequada cada ferramenta, separamos alguns tutoriais para você:

Office 365 para educação

Microsoft Teams | Como criar uma sala de aula virtual

Microsoft Teams | Como fazer reuniões online com seus alunos

Microsoft Teams e Excel | Gerencie notas de provas e trabalhos

Microsoft Teams e PowerPoint | Grave videoaulas ou apresentações

Forms | Saiba criar questionários

Esses conteúdos são relacionados à educação, mas podem facilmente ser replicados no dia a dia da sua empresa, aumentando a produtividade da sua equipe.

A importância das ferramentas digitais na sociedade

De ONGs a escolas, de empresas comerciais a hospitais, as ferramentas digitais são mesmo essenciais para otimizar e levar segurança às atividades, até mesmo às cotidianas.

Diante disso, vamos ver agora um case famoso na área da saúde, justamente a respeito do papel das ferramentas de inovação nessa virada de chave dos últimos anos.

O robô cirúrgico Da Vinci

Aqui está uma verdadeira revolução na medicina mundial em termos de inovação. 

Rico em precisão, o Da Vinci é capaz de ajudar milhares de pacientes, mesmo sem um único contato físico com o médico que o operacionaliza. 

Com 4 braços robóticos, o primeiro Da Vinci chegou ao Brasil em 30 de março de 2008, para uma cirurgia urológica no Hospital Sírio Libanês.

Essa inovação é minimamente invasiva nos tratamentos, mesmo em casos complexos, e sua composição tem basicamente 3 módulos. 

O primeiro é o console de controle utilizado pelo cirurgião principal, o segundo é um suporte para câmera e o terceiro seus braços robóticos. 

Esses braços do robô cirúrgico Da Vinci são comandados pelo médico e amparados por equipamento de visualização de imagens em alta definição para toda a equipe.

Ferramentas digitais para o uso de alunos e professores

Homem faz anotações em um livro em frente a um notebook. Ferramentas digitais para o uso de alunos e professores já é uma realidade no mundo todo.

Já no campo educacional, essas ferramentas estão derrubando, cada vez mais, objeções e fronteiras geográficas. Dessa forma, seguem democratizando o acesso à formação de alunos e professores. 

Em resumo, o uso de tecnologia segue melhorando os processos de ensino e aprendizagem. Assim, quando bem utilizados, com proposta e planejamento direcionados de maneira adequada, completam a pedagogia tradicional. 

Ferramentas digitais para o ensino também ajudam os alunos a terem um engajamento maior com os estudos, mesmo em casa. 

Confira 3 exemplos abaixo: 

  • Gamificação: ou seja, o uso de recursos de jogos digitais para auxiliar na aprendizagem, tornando-a mais divertida e significativa por meio de jogos de perguntas e respostas com pontuação.
  • Buscadores, como o Bing, no conteúdo das aulas: essa ferramenta digital ajuda alunos e professores a organizar as tarefas, aumentar a colaboração e melhorar a comunicação.
  • Canva para EAD: é uma ótima ajuda na aprendizagem criativa, pois oferece templates gratuitos com dicas de design que podem ajudar a criar uma sala de aula virtual.

Conclusão

Utilizar ferramentas digitais assim é especialmente interessante para as empresas, uma vez que elas passam a desfrutar de importantes benefícios, como maior flexibilidade, escalabilidade e maior controle de custos.

Agora que você as conhece, que tal conhecer um pouco mais sobre as propostas da Algar Telecom sobre o Office 365 da Microsoft? 

Nosso objetivo é que suas ferramentas ajudem seu dia a dia a ser mais eficaz, com um trabalho em equipe mais produtivo, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar. 

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