Plano de continuidade de negócios: como criar um processo seguro para sua organização

Se algum desastre operacional ou mesmo uma pequena interrupção acontecer na sua empresa, a operação consegue continuar atuando mesmo que minimamente? Bem, criar um processo seguro para um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) é fundamental para qualquer organização.

Por isso, neste artigo, apresentamos mais sobre o plano de continuidade de negócios, como funciona, sua importância e mais!

Continue a leitura e confira!

O que é um Plano de Continuidade de Negócios?

Um Plano de Continuidade de Negócios (PCN), muitas vezes referido como Business Continuity Plan (BCP) em inglês, é um documento estratégico e detalhado que estabelece procedimentos e ações a serem seguidas para garantir a continuidade das operações essenciais de uma organização em situações de desastres, interrupções ou crises.

O objetivo principal de um Plano de Continuidade de Negócios é minimizar o impacto das interrupções nos negócios, permitindo a rápida recuperação e retomada das operações críticas após um incidente adverso. O plano visa garantir que uma organização possa continuar suas operações de forma eficaz, atendendo às necessidades dos clientes, protegendo sua reputação e mitigando perdas financeiras.

Os elementos essenciais que um Plano de Continuidade de Negócios geralmente inclui são:

  • Equipes de resposta e comunicação: designação clara das responsabilidades das equipes de resposta, seus membros e os processos de comunicação interna e externa durante uma interrupção;
  • Recuperação de TI e infraestrutura crítica: procedimentos para restaurar os sistemas e a infraestrutura de tecnologia da informação necessários para a continuidade das operações;
  • Recuperação de processos de negócios: estratégias para recuperar e manter processos de negócios críticos durante uma interrupção;
  • Recuperação de espaço de trabalho e operações físicas: procedimentos para restaurar os locais de trabalho físicos, instalações e equipamentos necessários para operações;
  • Comunicação com as partes interessadas: orientações para a comunicação eficaz com funcionários, clientes, fornecedores, reguladores e demais stakeholders envolvidos durante uma crise.

Entenda a importância de um PCN

Um Plano de Continuidade de Negócios é de extrema importância para uma organização por várias razões, especialmente em um mundo onde as interrupções e crises são cada vez mais comuns e imprevisíveis. 

1- Garantia da continuidade das operações críticas

O Plano de Continuidade de Negócios assegura que as operações essenciais e críticas de uma organização possam continuar mesmo em situações de desastres, falhas tecnológicas, eventos climáticos extremos, ataques cibernéticos, pandemias, entre outros. Isso evita paralisações prolongadas que poderiam levar a perdas financeiras e danos à reputação.

2- Minimização de impactos financeiros

Interrupções nas operações podem resultar em perdas financeiras substanciais, incluindo perda de receita, penalidades contratuais, custos de recuperação e reconstrução, entre outros. Um Plano de Continuidade de Negócios eficaz ajuda a minimizar esses impactos financeiros, permitindo uma recuperação mais rápida e eficiente.

3- Proteção da reputação e credibilidade

A capacidade de continuar operando mesmo em tempos difíceis demonstra compromisso com os clientes e parceiros de negócios, mantendo a confiança e a credibilidade. Um Plano de Continuidade de Negócios bem executado ajuda a preservar a reputação da organização, o que é crucial para o sucesso a longo prazo.

4- Cumprimento de obrigações contratuais e regulamentações

Muitas organizações têm obrigações contratuais que exigem a manutenção da continuidade dos serviços. Além disso, regulamentações governamentais frequentemente requerem que as organizações tenham planos de contingência em vigor para proteger os dados e a continuidade dos negócios.

5- Melhoria da resiliência empresarial

Um Plano de Continuidade de Negócios bem elaborado promove a resiliência da organização, permitindo a adaptação rápida e eficaz a cenários adversos. Isso ajuda a organização a se recuperar de interrupções e a manter sua agilidade operacional.

Quais atividades sua empresa deve retomar primeiro durante a ocorrência de um desastre?

A ordem de retomada das atividades após um desastre pode variar dependendo da natureza do desastre, do tipo de negócio e de suas operações específicas. No entanto, existem algumas atividades e considerações comuns que as organizações costumam priorizar ao planejar a retomada após um desastre:

1) Avaliação dos danos e da infraestrutura

Primeiramente, é crucial avaliar os danos causados pelo desastre e a condição da infraestrutura física e digital. Isso ajuda a determinar a extensão dos danos e a planejar ações de recuperação apropriadas.

2) Segurança e bem-estar dos funcionários

A segurança e o bem-estar dos funcionários devem ser a principal prioridade. Certifique-se de que todos os funcionários estejam seguros e forneça apoio em termos de assistência médica ou outras necessidades urgentes.

3) Comunicação com as partes interessadas

Estabeleça canais de comunicação eficazes com funcionários, clientes, fornecedores, autoridades e outras partes interessadas para fornecer informações sobre o estado da organização, suas ações de recuperação e os próximos passos.

4) Recuperação de TI e sistemas críticos

Inicie a recuperação dos sistemas de tecnologia da informação e das operações de TI essenciais, como servidores, bancos de dados e aplicativos críticos para as operações de negócios.

5) Recuperação de comunicações

Restabeleça as comunicações internas e externas, incluindo telefonia, e-mails e outros meios de comunicação vitais para as operações e coordenação eficaz durante a recuperação.

6) Operações de missão crítica

Priorize a retomada das operações de missão crítica que são essenciais para a continuidade dos negócios e que têm um impacto imediato na organização e em seus clientes.

7) Gestão financeira e contábil

Restabeleça a funcionalidade dos sistemas financeiros e contábeis para garantir o processamento correto de transações, pagamentos e outros aspectos financeiros.

8) Fornecedores e cadeia de suprimentos

Comunique-se com fornecedores e avalie a capacidade de retomada das operações de fornecedores essenciais para garantir a continuidade do suprimento de produtos e serviços.

9) Recuperação de espaço de trabalho

Se as instalações físicas foram afetadas, inicie a recuperação dos locais de trabalho, incluindo limpeza, reparos e reconfiguração das instalações.

10) Resposta a clientes e serviço ao cliente

Estabeleça um plano para responder às consultas e necessidades dos clientes, mantendo-os informados sobre a situação e os passos que estão sendo tomados para normalizar as operações.

11) Treinamento e sensibilização dos funcionários

Proporcione treinamento e sensibilização aos funcionários sobre os procedimentos de recuperação e as mudanças temporárias nas operações.

Conclusão

Um Plano de Continuidade de Negócios é essencial para garantir a resiliência de uma organização diante de situações adversas e proteger seus ativos críticos. Ele deve ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa e também estar alinhado com seus objetivos estratégicos. 

Além disso, a gerência deve apoiar e priorizar a implementação e a manutenção do PCN como parte integral da gestão de riscos corporativos. 

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